La transformación digital tiene un gran impacto potencial en las organizaciones. En la mayoría de las empresas, este proceso involucra a los empleados que no trabajan en una oficina como sucede en los departamentos de producción, venta al público, conductores de autobuses, enfermeras, personal de servicio, etc.

En una empresa de producción normalmente más del 50% de los trabajadores forman parte de este departamento. Para los CIO (Chief Information Officer) y CDO (Chief Digital Officer) esto genera un gran desafío: ¿cómo puede preparar a su organización para la transformación digital si ni siquiera tiene una infraestructura digital para la mitad de sus empleados?

Y cuando decimos “infraestructura digital” nos referimos a la posibilidad de intercambiar información con los empleados a través de un canal digital directo. Un canal digital de este tipo podría ser el correo electrónico o la intranet, pero no estará disponible para los trabajadores dispersos.

¿COMPRAMOS A TODOS UN SMARTPHONE O NO?

La situación de los trabajadores dispersos normalmente es la siguiente:

  • No tienen un dispositivo corporativo (ordenador / smartphone).
  • No están incluidos en el directorio de la compañía y, por lo tanto, no tienen una dirección de correo electrónico corporativa.
  • No tienen acceso a la intranet.

Entonces, ¡arreglemos esto!

  • Distribuir smartphones.
  • Incluir a los trabajadores dispersos en el directorio y proporcionarles una cuenta de correo electrónico.
  • Facilitarles acceso a la intranet.

Es tan fácil como comprar un smartphone para cada empleado, añadirlos al directorio, proporcionarles una cuenta de email y habilitarles acceso a la intranet. Como estimación aproximada, se espera que sea una inversión de 30 euros por empleado por mes sin incluir  la formación y el proyecto en sí.

Para una compañía con 5000 trabajadores esta sería una inversión de 1,800,000 euros anualmente. Entonces, por un lado, es lógico que debemos invertir en la digitalización de toda la empresa. Por otro lado, el coste para llegar a los trabajadores dispersos parece superar todos los beneficios.

Si bien muchos procesos, especialmente los de recursos humanos y comunicación interna se beneficiarían de un canal digital que llegue a todos los empleados, es difícil encontrar un punto de entrada que permita racionalizar el ROI debido a la gran inversión inicial.

Si suma todos los procesos en formato papel de los departamentos de la compañía más los empleados, podrá notar que la inversión está más que justificada. Pero para llegar a este punto hay que empezar en algún lugar y motivar a otros departamentos.

HAGA TODO LO MÁS FÁCIL POSIBLE

Tiene la oportunidad de que los empleados que no trabajan en oficina puedan también digitalizarse reduciendo los costes de entrada y tiempo de comercialización mediante el uso de una solución sencilla donde el empleado podrá utilizar su propio smartphone.

Seguramente más del 90% de sus empleados posee smartphones. Las funciones digitales que implementaría son bastante beneficiosas (imagínese tener acceso a su plan de turnos dentro de una aplicación en lugar de tener que acercarse a verlo en un tablón), por lo que la motivación para usar la aplicación será alta.

Sí, necesitará una alternativa en papel para quienes no tengan un smartphone. Pero es probable que lo necesite como una copia de seguridad en cualquier caso.

¿Por qué no usar correo electrónico o intranet?

Si bien sigue siendo el método de comunicación estándar dentro de las empresas, el uso del email no funciona mucho en un contexto privado. Los trabajadores que no trabajan en oficina entran a Facebook y a WhatsApp con mucha más frecuencia que a sus cuentas de correo electrónico. Solo tenga en cuenta que las notificaciones automáticas se leen y responden en una media de tres minutos, mientras que esto sucede solo con un 20% de los emails.

Por tanto, el correo electrónico ya no es el mejor canal para comunicarse con sus empleados. Lo que tiene que invertir solo para habilitar el correo electrónico tampoco parece ser la mejor opción en cuanto a precios.

Su intranet contiene todo tipo de información confidencial y contenido relacionado con el proyecto. ¿Realmente necesita incluir a sus trabajadores dispersos que podrían necesitar acceso a solo el 5% de su información y servicios? ¿Necesita invertir en licencias y correr un riesgo?

Además, menos de la mitad de todos los empleados con acceso  inician sesión en la intranet de su empresa a diario, y normalmente solo están ahí porque es la página de inicio predeterminada de su navegador de empresa. Las intranets son complejas de actualizar, lo que significa que solo determinadas personas crean la mayoría del contenido. Por lo general, carecen de una buena estructura, la mayor parte del  contenido es confidencial y lamentablemente tienen muy poco uso.

LA HERRAMIENTA ADECUADA

Proporcionar servicios a los empleados dispersos a través del móvil es una cuestión de encontrar el mensaje adecuado y el mejor posicionamiento del producto. Si les dice a sus empleados que descarguen una herramienta desconocida probablemente no lo harán y más aún si el proceso de registro es demasiado complicado. ¿No es mejor dar a sus empleados lo que ya saben: una aplicación sencilla, disponible en la App Store o Google Play y con el logotipo de su empresa?

Staffbase.com

MOSTRAR RESULTADOS RÁPIDAMENTE

Hemos visto a compañías lanzar su propia aplicación para empleados en tan solo cuatro semanas. Ser capaz de hacerlo le ayudará a ver resultados inmediatos y proporciona una base para un crecimiento iterativo. Nuestro consejo profesional: identifique unas tres funcionalidades junto con su equipo de recursos humanos y comunicación interna.

Esta podría ser la versión digital de su revista para empleados, formularios de recursos humanos, recibos de pago, directorio de empleados, acceso a los beneficios para los empleados o que éstos reciban una notificación similar a WhatsApp.

En Staffbase, proporcionamos distintas funcionalidades para que los empleados que no trabajan en una oficina estén más involucrados. Dependiendo de las necesidades de su empresa, puede agregar más funcionalidades y personalizar la app más en función de nuestra API. Esta solución móvil le permite desarrollar una aplicación con sus propios empleados.

UNA NUEVA CATEGORÍA

Proporcionar información y servicios para los empleados que no trabajan en oficina a través de sus smartphones está a punto de convertirse en una nueva necesidad en los departamentos de IT de las compañías.  Con el reciente lanzamiento de Microsoft de StaffHub, una extensión de Office365 que brinda a los empleados acceso información básica de la empresa, esperamos que el panorama crezca aún más rápido.

Staffbase tiene más de tres años de experiencia en el campo y trabaja con los principales líderes de la industria en todo el mundo.

En comparación con StaffHub y otros softwares del mercado, nuestro objetivo desde el principio ha sido proporcionar una plataforma completa para los empleados dispersos. Esto es clave para su estrategia organizacional. Los empleados no descargarán múltiples aplicaciones. No se registrarán en varias plataformas y al final no utilizarán múltiples soluciones de comunicación. Con diversos departamentos lanzando sus propias “aplicaciones para empleados” muy pronto terminarán con un caos inmanejable que no creará valor ni para los empleados, ni para su empresa.

Una aplicación para empleados debe ser un portal para dispositivos móviles con su propio logotipo y disponible en las app stores. ¡Tenga esto en cuenta cuando planifique su estrategia de digitalización!

Escrito por Martin Böhringer

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