Domingo por la noche en Darwin, Australia. Los empleados que trabajan en el turno de noche en el Proyecto de Construcción Ichthys LNG, uno de los mayores proyectos de petróleo y gas  de todo el mundo, necesitan regresar todas las noches a casa situadas en Darwin y a las afueras en el Territorio del Norte.

Un total de 14,500 desplazamiento se llevan a cabo cada día. Un esfuerzo masivo, o lo que Brian Hannon, Presidente del Grupo Buslink Australia, llama “una verdadera aventura a escala internacional”. El hecho de que este proyecto haya sido otorgado a una empresa regional es una gran ayuda tanto para la economía local como para la comunidad.

¿A quién fue dirigido el proyecto?  A Buslink VIVO, que surgió de una empresa conjunta entre dos socios expertos en logística, Transdev, una de las principales compañías de transporte multimodal pública y privada, y Buslink, una compañía nacional de autobuses públicos y privados de propiedad australiana con más de veinte años de experiencia. La nueva compañía fue fundada en 2013 y para noviembre de 2014 tenían una flota de más de 130 autobuses.

Buslink VIVO proporciona transporte para empleados  de forma segura y rentable, adaptadas a las necesidades de sus clientes. El proyecto Ichthys LNG es solo uno de sus éxitos; también en 2014 triunfaron en los Commercial Construction Awards.

Conectando empleados desconectados

El único problema de la empresa era llegar a tiempo a sus empleados que trabajan fuera de la oficina especialmente a sus conductores.

“La naturaleza misma de nuestro negocio significa que casi todo nuestro personal (la mayoría son conductores de autobuses) están fuera en la carretera en sus vehículos durante el día laboral. Esto significa que distribuir información a todos es una pesadilla logística. Particularmente cuando se trata de alertas de seguridad o información urgente (cierres de carreteras, advertencias de tormentas, accidentes, etc.) “, afirma Eliza, National Business Development Manager de Buslink VIVO.

Este es un problema común para muchas empresas de transporte y logística. La comunicación con los empleados que trabajan fuera no solo es extremadamente difícil, sino que requiere de un enfoque completamente nuevo sobre cómo se debe trabajar la comunicación. Para llegar a todos los empleados, sin importar la hora o el lugar, el correo electrónico y los boletines informativos ya no son suficientes.

“Para cumplir con los hábitos de lectura de nuestros empleados, debemos proporcionarles información interna a través de canales actualizados”, comenta Amina Baykal, experta en comunicación de Berliner Verkehrsbetriebe (Transporte público de Berlín) BVG.

La solución a veces se puede encontrar dentro del bolsillo de un empleado: comunicación móvil a través de smartphones. Las aplicaciones de comunicación y compromiso de los empleados brindan múltiples oportunidades para llegar a más empleados, y lo hacen más rápido y en un dispositivo que ya usan.

 Una aplicación de empleados para una mayor comunicación

Buslink VIVO estaba buscando una herramienta de comunicación distintiva, que los llevó a la aplicación de empleados Staffbase. “Nuestros conductores pueden, cuando es seguro, verificar su aplicación y mantenerse informados sobre todas las actualizaciones de la compañía”, afirmó Eliza.

Y estas no son las únicas razones para que la app sea tan útil en este sector del transporte público. “También cargamos nuestros listados, tenemos un área de página social y comentarios, así como de feedback. Logísticamente resolvió nuestra preocupación por educar a nuestro equipo al mismo tiempo, y socialmente resolvió nuestra preocupación con respecto a [nuestro deseo de] crear una sensación de ser parte de un equipo, incluso cuando trabajamos en un lugar aislado”, concluye Eliza.

Además de lograr con éxito el engagement de los empleados, la aplicación también sirve para otras funciones prácticas como para los mapas de conductores. La Manigurr-ma Village construida cerca de Darwin, que se inauguró en 2013, proporciona alojamiento para los 3.500 empleados necesarios para completar las instalaciones en Bladin Point, lo que debería dar una buena impresión del alcance masivo de el proyecto. Tener mapas actualizados disponibles en sus smartphones es clave para las entregas a tiempo para los conductores de Buslink VIVO.

Los empleados reaccionan bien y están más comprometidos

“La aplicación permite la entrega de información inmediata y constante a toda nuestra fuerza de trabajo, al mismo tiempo que crea una plataforma atractiva para que nuestros empleados se sientan parte de un equipo” -Eliza, National Business Development Manager en Buslink VIVO.

La aplicación, denominada como “BVConnect”, se publicó en la app store a finales de agosto de 2016, solo seis semanas después de su implantación. Hoy, el 73% de sus usuarios participa activamente en la comunicación de la compañía.

Para que la app tuviese éxito desde el principio, la empresa encargó la responsabilidad a un alto directivo de la organización (Pele Wendt) que tenía plena autoridad para crear, implementar y diseñar la aplicación. Esto condujo a la creación de una herramienta muy centrada en los empleados. “El engagement se ha conseguido poco a poco pero definitivamente de forma constante”, informa Eliza. “También integramos Formstack, nuestro programa interno de creación de formularios, para que nuestros conductores puedan enviar informes de incidentes, formularios de vacaciones anuales, etc”. La integración de un programa existente ayudó a lograr una transición fluida y un valor agregado para una fuerza de trabajo dispersa que está en el trabajo 24/7.

Además, los empleados tienen la oportunidad de calificar la aplicación con un plugin de “happiness”. Los tres emoticones de caras sonrientes que es muy conocido hoy en día proporciona la oportunidad de obtener feedback y ayudar a dar forma a la experiencia de la app.

¡Y todavía hay más!

El deseo de innovar y avanzar ha llevado a esta empresa a tener una nueva idea: “¡Desarrollar una aplicación pública para el uso de los clientes sería fabuloso!”, Dice Eliza. El conjunto de complementos y la API flexible de su aplicación permitirán a la compañía planificar más cosas en el futuro incluso después de finalizar el Proyecto de Construcción Ichthys LNG. “El futuro parece prometedor”, afirma.

Escrito por Sina Kaye Lockley

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